Lepsze jest wrogiem dobrego, czy nie to nam powtarzano? Jednak prawdziwy postęp to nie tylko tworzenie od zera, to także doskonalenie tego, co już istnieje. Współpraca Ascron i Hyperion to świetny przykład synergii wymagającego sektora prawnego oraz inteligentnego zarządzania dokumentami.

2 lata satysfakcjonującej współpracy 

12 000 średnia ilość obsługiwanych dokumentów/miesiąc 

98,4% precyzja wyczytywania atrybutu “Sprawa” (dla 100% dokumentów) 

2 projekty rozszerzenia dostarczanych usług w trakcie realizacji

 

Kilka słów o Hyperion

To nowoczesna kancelaria, skupiająca swoją działalność na styku prawa i finansów. Od 2015 roku skutecznie zarządza wierzytelnościami w imieniu uznanych marek sektora ubezpieczeniowego, obsługuje rynki nieruchomości i funduszy inwestycyjnych, a prócz tego świadczy usługi prawne dla przedsiębiorców. Jej zespół nie podąża utartymi ścieżkami, realizując projekty w nieszablonowy sposób.

Zarys projektu 

Ze względu na charakter działalności Hyperion, nieustanny przepływ dokumentów wewnątrz firmy jest czymś absolutnie podstawowym i niezbędnym z operacyjnego punktu widzenia. 

Przez lata nasz klient wypracował system przyjmowania oraz wprowadzania dokumentów do własnego systemu, opierając się przede wszystkim na pracy manualnej wykonywanej przez część zespołu. I nie jest to historia odbiegająca od rzeczywistości wielu innych firm.  

Wyznaczona osoba na stanowisku administracyjnym codziennie odbierała korespondencję, gromadząc ją na przeznaczonym do tego wózku, co samo w sobie daje już wyobrażenie ilości przetwarzanych informacji. Następnie kilkuosobowy zespół przeglądał każdy dokument, skanował i wprowadzał do wewnętrznego systemu, a także identyfikował pisma i w razie potrzeby kierował je do kolejnych osób, kontynuując fizyczną dystrybucję po biurze – system nie był scentralizowany, więc każdy pracownik indywidualnie wybierał oraz wprowadzał potrzebne mu dane.  

Najważniejsze wyzwania, z którymi mierzył się klient:   

  • niezwykle czasochłonny proces przetwarzania i dystrybucji dokumentów 
  • wysokie ryzyko błędów, pominięć (ze względu na mozolność i powtarzalność czynności) 
  • zaangażowanie wielu osób w zdawałoby się proste zadanie

Rozwiązanie

Czy da się zdigitalizować opisany proces w łatwy sposób? Zdecydowanie! Chociaż zdajemy sobie sprawę, że dla części klientów nie jest to wcale oczywiste. 

Dzięki doświadczeniu zdobytemu w branży prawnej oraz kompleksowemu rozwiązaniu jakim jest platforma Ascron, zarekomendowaliśmy pełną digitalizację i wdrożenie automatyzacji, która mogła ograniczyć ręczną pracę do niezbędnego minimum.  

Stała za tym prosta koncepcja: dokumenty zeskanowane przez pracownika trafiały do naszego systemu, w którym były automatycznie kategoryzowane za pomocą przygotowanego w tym celu machine learning. Potem każdy dokument łączony był z odpowiednią sprawą – dzięki czemu właściwe informacje przypisywano do konkretnego klienta.  

W kolejnym kroku narzędzie Ascron wyczytywało z takiego pisma potrzebne dane, np. datę, sygnaturę komorniczą czy nazwisko komornika sądowego, a potem przekazywało dokument do weryfikacji oraz zatwierdzenia przez odpowiednią osobę. Na tym etapie pracownik mógł także umieścić dodatkowe komentarze i zdecydować czy dokument jest poprawny.  

Po zatwierdzeniu system był w stanie sprawdzić typ pisma i skierować go do kolejnej osoby, zgodnie z przyjętym schematem obiegu dokumentów. W zależności od potrzeb oraz rodzaju sprawy, pracownik mógł wybrać z pisma ważne informacje i/lub uzupełnić je o te brakujące, by ostatecznie zatwierdzić dokument, zapisując dane w wewnętrznym systemie klienta. Co ważne, integrację pomiędzy naszą platformą, a cyfrową infrastrukturą Hyperion zrealizowaliśmy kompleksowo – to obszar, w którym czujemy się naprawdę pewnie, ponieważ mamy w swoim gronie niezawodnych ekspertów. W ten sposób realizowany był cały proces, sprawiający wcześniej wiele trudności. 

Prawdą jest, że nie chcieliśmy zatrzymać się w tym miejscu. Żeby zapewnić klientowi pełną transparentność i wgląd do poszczególnych etapów procesu, wprowadziliśmy również proste generowanie raportów, które zapewniały cały wachlarz informacji, m.in.: jakie pisma zostały przeprocesowane, przez kogo i kiedy, a także dane na temat bieżącej pracy użytkowników.

Wybrane rezultaty 

Klient zaakceptował naszą ofertę, a my przystąpiliśmy do realizacji, wdrażając system na należącej do niego architekturze. W tej chwili, po dwóch latach korzystania z naszego rozwiązania, Hyperion może pochwalić się zyskaniem kilku realnych korzyści, takich jak: 

  • Znaczące skrócenie całkowitego czasu przetwarzania i dystrybucji dokumentów 
  • Poprawa bezpieczeństwa procesu dzięki ograniczeniu ryzyka błędów i pomyłek (pisma sprawdza sztuczna inteligencja oraz człowiek) 
  • Zwiększenie efektywności pracy, ponieważ właściwe osoby angażują się w procesowanie dokumentów wtedy, gdy jest to faktycznie potrzebne – i nigdy poza tym  
  • Poprawa przejrzystości oraz monitorowania procesu 

Teraz z niecierpliwością czekamy na kolejne, wspólne projekty!