Przetwarzanie i poprawne kompletowanie dużej ilości dokumentów to właściwie niezbędne udoskonalenie dla branży prawno-windykacyjnej. Dzięki inteligentnemu procesowaniu dokumentów czas przestaje być walutą, a staje się miernikiem efektywności – tak właśnie działa Ascron.

120k spraw rocznie  

25 skompletowanych zestawów dokumentów/ godzinę 

16-krotny wzrost wydajności 

 

Kilka słów o kliencie  

Klient, którego przypadek będziemy dziś analizować, to duża grupa kapitałowa o zasięgu europejskim, specjalizująca się w nabywaniu i obsłudze niespłaconych należności. Przez lata wypracowała na rynku stabilną pozycję, zarządzając wierzytelnościami banków oraz instytucji finansowych, m.in. w Niemczech, Norwegii, Włoszech czy Wielkiej Brytanii. Większość prowadzonych działań opiera na przetwarzaniu dużej ilości dokumentów powiązanych z konkretną sprawą, egzekwując w ten sposób należne zobowiązania.  

Zarys projektu  

W wielu branżach, mimo widocznego postępu technologicznego, nadal niezbędne jest posługiwanie się dokumentami w formie papierowej – i bez wątpienia windykacja jest jedną z nich. Dokumenty sądowe, tytuły wykonawcze, decyzje, potwierdzenie kopii za zgodność z oryginałem, to tylko kilka z najbardziej podstawowych pism i czynności, które są tutaj konieczne. Ich przeznaczenie jest natomiast uzależnione od toczącego się postępowania oraz wciąż zmieniającego się ustawodawstwa. A to przecież sektor prawny powinien móc elastycznie się do niego dostosować. Dlatego dostęp do systemu, który zawsze jest na to gotowy, to prawdziwy przełom. 

W przypadku naszego klienta wyglądało to bardzo podobnie, a proces przygotowania właściwych dokumentów pochłaniał godziny żmudnych, manualnych prac i drastycznie ograniczał efektywność pracowników. 

Najważniejsze wyzwania, z którymi mierzył się klient:  

  • Trudności z masowym generowaniem personalizowanych pism i wiadomości w oparciu o dane pochodzące z wewnętrznego systemu 
  • Czaso- i pracochłonne tworzenie zestawów dokumentów z wieloma załącznikami (niewielka automatyzacja procesów) 
  • Ograniczona możliwość eksportowania dokumentów do pliku w wybranym rozszerzeniu (np. pdf) 
  • Manualne tworzenie książki nadawczej oraz śledzenie statusu odbioru – za każdym razem 

Rozwiązanie 

Po zapoznaniu się z wyzwaniami stojącymi przed zespołami klienta w codziennej pracy oraz głębokim zrozumieniu sposobu funkcjonowania operacji i relacji między nimi, mogliśmy przejść do prezentacji naszego rozwiązania – wielofunkcyjnej platformy Ascron, przeznaczonej do inteligentnego procesowania dokumentów.  

Dzięki zaawansowaniu naszego produktu już na początku byliśmy w stanie zaproponować takie wykorzystanie platformy, by odpowiedzieć na większość potrzeb, przekuwając wyzwania w łatwe do zarządzania procesy.  

Zarekomendowaliśmy tu kilka niezbędnych kroków, począwszy od automatyzacji obiegu dokumentów w zespołach (ustawienie właściwego workflow), przez wypracowanie gotowych szablonów pism oraz wiadomości z wieloma zmiennymi, zaciąganymi z wewnętrznych baz danych, po maksymalnie uproszczone generowanie zestawów dokumentów sądowych/prawnych wraz z załącznikami. Zależało nam, by rozwiązanie wdrażać etapami tak, by uzyskać widoczne efekty w możliwie najkrótszym czasie, nie zaburzając jednocześnie bieżącej pracy. 

W późniejszej fazie udało nam się wypracować i dostosować rozszerzoną wersję tych usług, uzupełniając ją o eksport dokumentów do pliku w wybranym rozszerzeniu, a także opcję automatycznego tworzenia książki nadawczej i śledzenia statusu odbioru pisma (wysyłka za pośrednictwem Poczty Polskiej).  

Warto podkreślić, że w przypadku tego klienta wykorzystaliśmy poczynione już przez niego wcześniejsze inwestycje, wdrażając nasze rozwiązanie na należących do niego serwerach i wkomponowując je w istniejącą architekturę.  

Wybrane rezultaty

Projekt okazał się naprawdę dużym sukcesem i z przyjemnością dzielimy się konkretnymi wynikami!  

  • W ciągu roku od zakończenia realizacji klient mógł pochwalić się 16-krotnym wzrostem wydajności, zwiększając ilość zrealizowanych spraw windykacyjnych z 7000 do 120 000 rocznie (bez potrzeby powiększenia zespołu). Dzięki temu zwiększył się również jego przychód! 
  • Dzięki platformie Ascron, inteligentnemu procesowaniu dokumentów, a także przemyślanej automatyzacji uwzględniającej również nanoszenie pieczątek, podpisów i znaków wodnych, kompletacja złożonych zestawów dokumentów przez jedną osobę wzrosła z 30 do 200 dziennie. 
  • Klient generuje zestawy dokumentów składające się najczęściej z pisma oraz 5-6 załączników, zawierających od 1 do 32 stron, automatycznie oddzielanych od siebie pustą stroną – w dosłownie kilkadziesiąt sekund. 
  • Wspólnie wyeliminowaliśmy kilka etapów opartych na powtarzalnej, manualnej pracy, która pochłaniała znaczące zasoby czasu, w niewielkim stopniu popychając biznes do przodu.  
  • Wypracowaliśmy efektywny system śledzenia i notyfikacji statusu sprawy w drodze do klienta docelowego.